<질의내용>

 

전자파일로 보관 시 적격증빙으로 인정되는 지 여부에 대하여 문의 드립니다.

 

당사는 전자결재시스템 도입을 검토하고 있습니다.

현재 증빙을 실물로 보관하고 있으나 전자결재 시스템 도입 이후에는

원본보관하지 않고 법인카드, 세금계산서, 영수증 등의 증빙을 스캔하여 전자장치(당사 소유 저장디스크)에 저장 기록하여 보관할 예정입니다.

(임직원 명의로 사용한 개인카드에 대하여도 동일하게 스캔하여 기록 보관, 종이 세금계산서는 별도 취합하여 원본 보관)

 

이 경우 스캔하여 전자기록장치에 보관하는 것도

지출증명서류 수취 및 보관에 대한 법인세법 시행령 제158조5항에 따라 세무상 적격증빙 보관에 해당하는 것인지 질의합니다.

 

<질의에 대한 답변>

 

1.전자파일의 적격증빙 인정 여부

현행 국세기본법과 법인세법 등에 따르면 사업과 관련된 장부와 증명서류는 신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 되어 있습니다. 이 경우 납세자는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있고, 그 처리과정 등을 세법에서 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 합니다. 다만, 계약서나 인․허가 서류 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류 등은 반드시 원본을 보관하여야 합니다.

 

그리고 법인이 다음 중 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법인세법에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보므로 증명서류 원본을 별도로 보관하지 않아도 됩니다.

-「조세특례제한법」 제126조의3 제4항에 따른 현금영수증

-법 제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드매출전표

-「부가가치세법」 제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서

-「소득세법 시행령」 제211조 제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서

 

그런데, 국세청의 유권해석에 따르면 각종 증빙서류를 국세기본법에 따라 자기테이프, 디스켓, 기타 정보보존장치에 의해 보존하는 경우에도 법인세법에 따라 증빙서류의 원본은 5년간 보관하여야 하는 것으로 해석하고 있습니다.

 

정리하면, 증명서류의 보관과 관련된 세법규정을 종합적으로 고려할 때, 사업과 관련된 증명서류는 비록 전자파일로 보관하더라도 원칙적으로 그 원본을 5년간 보관하여야 하되, 현금영수증 수취분, 신용카드매출전표 수취분, 국세청장에게 전송된 전자세금계산서와 전자계산서 등은 지출증명서류를 보관한 것으로 보므로 별도로 증명서류 원본을 보관할 필요는 없습니다. 결국 원본을 보관하지 않아도 되는 신용카드매출전표 등을 제외하면 일반영수증 수취분이나 계약서 등 일부서류만 원본을 보관하면 될 것으로 판단됩니다.

 

 

2.관련 규정 및 유권해석 등

(1)국세기본법 규정

국세기본법 제85조의 3 [ 장부 등의 비치와 보존(2007.12.31 제목개정) ]

①납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.(2010.01.01 개정)

②제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2 제1항 제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.(2010.01.01 개정)

③납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.(2010.01.01 개정)

④제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.(2012.06.01 개정)

[법 제85조의3 제4항 단서에서 “대통령령으로 정하는 것”이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.(2009.02.06 신설)

1.「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서(2009.02.06 신설)

2.등기ㆍ등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서(2010.02.18 개정)

3.소송과 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.(2010.02.18 개정)

4.인가ㆍ허가와 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 인ㆍ허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.(2010.02.18 개정)]

 

국세기본법시행령 제65조의 7 [ 장부 등의 비치와 보존(2009.02.06 제목개정) ]

①법 제85조의3 제3항에서 “대통령령으로 정하는 기준”이란 다음 각 호의 요건을 말한다.(2010.02.18 개정)

1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는 절차·방법 등 정보보존장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운용에 관한 기록을 보관할 것(1998.12.31 개정)

2.정보보존장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것

3.정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것(1998.12.31 개정)

②제1항에 따른 전자기록의 보전방법(保全方法), 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.(2010.02.18 개정)

③법 제85조의3 제4항 단서에서 “대통령령으로 정하는 것”이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.(2009.02.06 신설)

1.「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서(2009.02.06 신설)

2.등기ㆍ등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서(2010.02.18 개정)

3.소송과 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.(2010.02.18 개정)

4.인가ㆍ허가와 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 인ㆍ허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.(2010.02.18 개정)

 

(2)법인세법 규정

법인세법 제116조 [ 지출증명서류의 수취 및 보관(2010.12.30 제목개정) ]

①법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 제13조 제1항 제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.(2018.12.24 단서개정)

②제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.(2010.12.30 개정)

1.「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증명서류를 포함한다. 이하 제117조에서 같다)(2010.12.30 개정)

2.현금영수증(2010.12.30 개정)

3.「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서(2013.06.07 개정)

4.제121조 및 「소득세법」 제163조에 따른 계산서(2010.12.30 개정)

③제2항을 적용할 때 법인이 같은 항 제3호의 세금계산서를 발급받지 못한 경우 「부가가치세법」 제34조의2 제2항에 따른 매입자발행세금계산서를 발행하여 보관하면 제2항의 수취ㆍ보관 의무를 이행한 것으로 본다.(2017.12.19 개정) \

④제1항부터 제3항까지의 규정을 적용할 때 증명서류의 수취ㆍ보관 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.(2010.12.30 개정)

 

법인세법시행령 제158조 [ 지출증명서류의 수취 및 보관(2019.02.12 제목개정) ]

① 생략

②법 제116조 제2항 각 호 외의 부분 단서에서 “대통령령으로 정하는 경우”란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.(2011.06.03 개정)

1.공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우(2009.02.04 개정)

2.농·어민(한국표준산업분류에 의한 농업 중 작물재배업·축산업·복합농업, 임업 또는 어업에 종사하는 자를 말하며, 법인을 제외한다)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우(2006.02.09 개정)

3.「소득세법」 제127조 제1항 제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)(2005.02.19 법명개정)

4.제164조 제8항 제1호에 따른 용역(「항만공사법」에 의한 항만공사가 공급하는 동법 시행령 제13조 제1항 제1호 나목의 규정에 의한 화물료 징수용역)을 공급받는 경우(2017.02.03 개정)

5.기타 기획재정부령이 정하는 경우(2008.02.29 직제개정)

③ 생략

④다음 각호의 1에 해당하는 증빙을 보관하고 있는 경우에는 법 제116조 제2항 제1호에 규정된 신용카드매출전표 또는 제3항에 규정된 직불카드의 증빙서류를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다.(2002.12.30 신설)

1.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 교부받은 신용카드 및 직불카드등의 월별 이용대금명세서(2005.02.19 법명개정)

2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드등의 거래정보(「국세기본법 시행령」 제65조의7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)(2005.02.19 법명개정)

⑤법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조 제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.(2013.02.15 신설)

1.「조세특례제한법」 제126조의3 제4항에 따른 현금영수증(2013.02.15 신설)

2.법 제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드 매출전표(2013.02.15 신설)

3.「부가가치세법」 제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서(2013.06.28 개정)

4.「소득세법 시행령」 제211조 제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서(2013.02.15 신설)

⑥직전 사업연도의 수입금액이 20억원(사업연도가 1년 미만인 법인의 경우 20억원에 해당 사업연도의 월수를 곱하고 12로 나누어 산출한 금액) 이상으로서 법 제116조에 따라 지출증명서류를 수취하여 보관한 법인은 기획재정부령으로 정하는 지출증명서류 합계표를 작성하여 보관하여야 한다.(2016.02.12 신설)

 

※ 유사사례

 

■ 서면2팀-487, 2006.03.10

법인이 장부와 증빙서류의 일부인 신용카드매출전표 및 현금영수증을 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 법인세 과세표준신고서와 함께 ‘전산조직운용명세서’를 제출하여야 하는 것이며, 상기의 증빙서류를 국세기본법 제85조의 3 제3항에 의한 자기테이프, 디스켓, 기타 정보보존장치에 의해 보존하는 경우에도 법인세법 제116조 제1항에 의하여 증빙서류의 원본은 5년간 보관하여야 하는 것임.